Vos missions

En étroite collaboration avec la direction et le bureau de l’association, et de manière occasionnelle avec le cabinet comptable, vous vous occuperez de l’ensemble des aspects organisationnels et administratifs qui rythment la vie de la structure.

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Effectuer la gestion RH via notre outil SIRH Lucca et le Chèque Emploi Associatif 

• Gérer les besoins RH de l’équipe (demande de congés & absences, fiches de temps, frais de transport, notes de frais, arrêts maladie…)

• Produire, envoyer et référencer les fiches de paie

• Gérer les outils d’onboarding et outboarding (établissement des dossiers administratifs, suivi mails des salarié-es, production des documents de fin de contrat…)

 

Participer à tenir à jour la comptabilité 

• Référencer les documents (factures, bulletins d’adhésion, notes de frais, fiches de paie, conventions de stage…) et gérer les dossiers

• Préparer le référencement des fiches de paie et les versements associés dans le fichier Excel de la comptabilité de l’association

• Envoyer les fiches de paie d’alternant-es sur le portail Sylaé et suivre les remboursements

• Suivre les comptes et la bonne tenue des pièces comptables

 

Gérer les adhésions et la facturation des membres et relances 

• Contacter les membres de l’association pour organiser le paiement de leur cotisation d’adhésion

• Tenir à jour le fichier des cotisations et effectuer les relances

• Éditer et envoyer les appels de fonds liés à l’activité de la structure (sur la base des canevas déjà existants)

• Éditer les conventions de partenariat selon les canevas existants et effectuer la facturation (directement ou via Chorus Pro)

 

Organiser les recrutements

• Poster les annonces de recrutement de stage, d’alternance et d’emplois, et entretenir le lien avec les établissements partenaires

• Recenser les candidatures et les mettre à disposition de l’équipe technique

• Suivre le processus de recrutement (échanges de mails) depuis la candidature jusqu’à la validation

• Organiser le passage des entretiens (qui seront effectués par les membres techniciens de l’équipe)

• Organiser la mise en place de la convention et des autres documents administratifs pour les stages et les alternances

 

Gérer les boîtes mails et les prises de contacts

• Suivre les boites mails génériques de l’association, les ranger et s’assurer que toutes les demandes ont été traitées (en collaboration avec les membres techniques de l’équipe)

• Rédiger des mails et documents à la demande de la présidence et/ou des responsables de pôles et en assurer l’envoi

• Archiver et organiser le bon rangement afin d’en faciliter la gestion quotidienne

 

Suivre l’évolution de la structure

• Faire évoluer les formats de documents existants pour les tenir à jour de la réglementation, du fonctionnement de l’asso, les faire gagner en efficacité, etc

• Contribuer à l’organisation et à la production des documents liés aux moments rythmant la vie de l’association : assemblées générales, conseils d’administration, etc

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Gérer les stocks et les achats

• Tenir à jour le fichier du matériel de l’association

• Passer les commandes et gérer les factures correspondantes

• S’assurer des paiements et de la bonne transmission des pièces inhérentes au service comptable

• Gérer les stocks et les commandes de consommables (café, thé, fournitures de bureau…)

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Vos compétences

• ​Aisance avec les démarches administratives : Vous utiliserez des formulaires et plateformes en ligne nombreuses et variées. Vous avez idéalement des connaissances en comptabilité.

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• Maîtrise de la bureautique (suite Office, Google Drive/Doc/Sheet, Windows, navigateur web, Slack, Trello) : Vous maîtrisez les nouvelles technologies et vous êtes à l'aise rapidement avec de nouveaux outils informatiques. Une véritable capacité d’optimisation de vos process est attendue. Suivant votre expertise, une formation pourra être prévue à votre prise de poste pour vous transmettre des méthodes d'optimisation de l'utilisation des outils.

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• Compétences organisationnelles : Vous suivrez plusieurs dossiers avec des contextes et temporalités différentes. Vous savez donc vous organiser, travailler de manière autonome, faire preuve de proactivité et partager le suivi de vos tâches dans votre travail quotidien.

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• Attention au détail et relecture : De nombreuses démarches nécessitent d’entrer des informations précises dans des endroits précis. Vous avez une aisance avec ce type de processus, et avez l’habitude de mettre en place des processus de relecture ou double vérification avant les envois importants. 

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• Bonne communication écrite et orale : Vous échangerez par mail et de vive voix avec les membres de l'équipe et les partenaires de l’association, et vous aurez donc besoin d’une très bonne maîtrise du français et des codes d’une communication écrite et orale professionnelle.

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• Recevoir des retours : Des processus efficaces sont construits par l’amélioration continue, particulièrement en début de poste. Être capable de recevoir et d’intégrer les retours sur les méthodes vous sera précieux pour remplir rapidement les missions attendues avec le niveau de détail requis.

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Votre polyvalence, votre rigueur, votre autonomie, votre organisation, votre sens de l'analyse, votre attention au détail et votre sens du relationnel et de l’initiative vous permettront de mener à bien vos missions.